ESTRUCTURA (ETAPAS) Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE LA CONTRATACION PUBLICA.

La estructura del proceso de contratación puede variar según el país y la entidad contratante, pero generalmente sigue los siguientes pasos:

ETAPAS:
  • PLANEACION Y PROGRAMACION: Son las que se desarrollan en la etapa preparatoria y previa a la contratación, con el fin de asegurar el cumplimiento de los principios que rigen la contratación pública.
  • ELABORACION DE TERMINOS DE REFERENCIA: Documento crucial en el proceso de contratación publica que define los requisitos y objetivos del proyecto o servicio que se desea contratar.
  • PUBLICACION DE LA CONVOCATORIA: Es el proceso de hacer publica la invitación a participar en un proceso de contratación, licitación o concurso para la selección de un proveedor, contratista o socio.
  • RECEPCION DE PROPUESTAS: Proceso de aceptar y registrar las ofertas presentadas por los proveedores interesados en participar en un proceso de contratación. 
  • EVALUACION DE PROPUESTAS: Proceso de analizar y comparar las ofertas presentadas por los proveedores para determinar la mejor opción para satisfacer las necesidades de la entidad contratante.
  • SELECCION DEL PROVEEDOR: Elegir al proveedor que mejor se ajusta a las necesidades y requisitos de la entidad contratante, después de evaluar las propuestas presentadas.
  • NEGOCIACION DEL CONTRATO: Es el proceso de discusión y acuerdo entre la entidad contratante y el proveedor seleccionado para definir los términos y condiciones del contrato.
  • FIRMA DEL CONTRATO: Es el acto final de la negociación y acuerdo entre la entidad contratante y el proveedor seleccionado, donde se confirman los términos y condiciones del contrato.
  • EJECUCION DEL CONTRATO: Es la fase en la que se lleva a cabo lo acordado en el contrato, es decir, se cumplen los objetivos y obligaciones establecidas.
  • SUPERVISION Y CONTROL: Son procesos críticos en la ejecución del contrato, que aseguran que el proyecto o servicio se desarrolle según lo acordado.
  • LIQUIDACION DEL CONTRATO: Es el proceso de cerrar y finalizar un contrato, asegurando que todas las obligaciones y responsabilidades hayan sido cumplidas.
DOCUMENTOS:
  • TERMINOS DE REFERENCIA ( TdR): Documento que establece los requisitos y objetivos del proyecto.
  • CONVOCATORIA PUBLICA: Anuncio publico que invita a los proveedores a participar en el proceso.
  • PLIEGO DE CONDICIONES: Documento que establece las condiciones y requisitos para la contratación.
  • PROPUESTA TECNICA Y ECONOMICA: Documento que presenta la oferta del proveedor.
  • INFORME DE EVALUACION: Documento que evalúa las propuestas presentadas.
  • ACTA DE SELECCION: Documento que establece la selección del proveedor.
  • CONTRATO: Documento que establece los términos y condiciones de la contratación.
  • ORDEN DE COMPRA O SERVICIO: Documento que autoriza la compra o servicio.
  • RECIBO DE PAGO: Documento que acredita el pago.
  • INFORME DE SUPERVISION: Documento que monitorea el avance del proyecto.
  • ACTA DE LIQUIDACION: Documento que establece la conclusión del contrato. 
Es importante mencionar que los documentos y etapas pueden variar dependiendo del país, la entidad contratante y el tipo de contratación, es recomendable consultar la legislación y regulaciones aplicables para obtener información especifica.




LICITACION PUBLICA, QUE ES, COMO FUNCIONA Y OTRAS MODALIDADES DE SELECION PUBLICA QUE EXISTEN.



  •  LICITACION PUBLICA: Procedimiento administrativo mediante el cual la entidad formula de manera publica una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la mas favorable " parágrafo del articulo 30, de la ley 80 de 1993.Es un procedimiento que se adelanta por regla general para seleccionar a un proveedor. Este mecanismo de selección esta conformado por una serie de actuaciones, en las que participa la entidad estatal como el proveedor. Estas acciones son publicas y cualquier persona, sin importar si esta interesado en participar o no en el proceso, puede conocer.
TIPOS DE LICITACIONES: Las licitaciones se pueden clasificar de dos maneras, dependiendo de quien es el contratante: licitaciones de carácter publico y licitaciones de carácter privado.
  • LICITACIONES DE CARACTER PUBLICO: Son convocatorias publicas, de conocimiento de todos y las reglas para participar son establecidas por la ley, con estas convocatorias se busca satisfacer los fines estatales y la continua y eficiente prestación de los servicios públicos, además pretender el buen funcionamiento de la entidad. Regidas por el estatuto general de la contratación por las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y el decreto 1082 de 2015. 
  • LICITACIONES DE CARACTER PRIVADO: Son convocatorias privadas, cursadas por ente privados o empresas privadas. Con estas convocatorias los entes de carácter privado buscan satisfacer sus intereses propios, es decir, los de la organización, estas convocatorias no son necesariamente publicas.
MODALIDADES DE SELECCION PUBLICA: Los procesos para seleccionar a un proveedor del estado colombiano están establecidas en la ley, según el estatuto general de la contratación ( ley 80 y ss.), las entidades estatales deben escoger o seleccionar a su proveedor a través de alguna de las siguientes modalidades: licitación publica, selección abreviada, concurso de méritos, contratación de mínima cuantía, y contratación directa. Cada modalidad de contratación opera de una forma diferente, por lo que es importante comprender cada una de ellas.

  • LICITACION PUBLICA: Es usada por la entidad estatal para contratar objetos complejos, también cuando el valor del objeto de la contratación supera la menor cuantía o cuando lo que se quiere contratar no encuadra en las otras modalidades de contratación. 
  •  SELECCION ABREVIADA: Modalidad de contratación usada por las entidades estatales cuando requiere adelantar un proceso simplificado, en razón al objeto, circunstancias de la contratación, cuantía o destinación del bien o servicio, en esta modalidad encontramos la subasta inversa. 
  • CONCURSO DE MERITOS: Este procedimiento esta previsto para la selección de consultores  y proyectos de arquitectura, por esta vía, las entidades estatales contratan entre otros, proyectos de pre-factibilidad, factibilidad, diagnósticos, interventoría ent4re otros.
  • MENOR CUANTIA: Es un procedimiento usado para adquirir bienes y servicios, diferentes a los de características técnicas y uniforme y de común utilización por las entidades estatales. la menor cuantía esta determinada en función del presupuesto anual de las entidades estatales expresado en salarios mínimos legales mensuales. Para efectos de calcular la menor cuantía y por ende determinar el procedimiento aplicable, las entidades estatales deben seguir las reglas previstas en el articulo 2 , numeral 2, literal b, de la ley 1150 de 2007.
  • CONTRATACION DIRECTA: Esta modalidad esta prevista para seleccionar al proveedor de manera directa, en razón a la idoneidad del contratista, son ejemplos de esta modalidad la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, adquisición de inmueble. 
  • MINIMA CUANTIA: Es un proceso que permite adquirir bienes, servicios y obras, siempre que su valor no supere el 10% de la menor cuantía de la entidad estatal que adelanta el proceso de contratación.